Google Sheet, Excel ฉบับเริ่มต้น

หลายๆ คนคงเคยใช้ Excel , google sheet สำหรับงานในชีวิตประจำวันไปบ้างแล้ว และสำหรับใครที่ยังไม่เคย วันนี้ผมจะมาแนะนำหลักการเบื้องต้นให้ก่อน โดยยกตัวอย่าง Google sheet ไปก่อน เพราะทุกน่าจะสามารถเข้าถึงมันได้ง่ายกว่า ผมขอเรียกว่า speardsheet ไปเลยแล้วกัน

หลักการของการใช้งาน speardsheet เกิดจากความต้องการคำนวณข้อมูลจำนวนมากในครั้งเดียว ตัว speardsheet ออกแบบมาเพื่อเก็บข้อมูลที่จะใช้สำหรับการประมวลผลเท่านั้น ไม่ได้ถูกออกแบบมาให้อยู่ในรูปแบบของ Database แต่อย่างใด แต่ถึงอย่างนั้นก็เพียงพอที่เราจะเก็บข้อมูลเพื่อใช้งานส่วนตัว หรืองานองค์กรได้ครับ

หน้าต่างของโปรแกรม

โดยทั่วไปโปรแกรม speardsheet จะมีเมนูการจัดการข้อมูล อยู่ด้านบน ซึ่งเราสามารถเลือกใช้ตามหัวข้อได้ ดังต่อไปนี้

1. File สำหรับการเรียกใช้เมนูเกี่ยวกับ file นี้ รวมถึงการ Import ไฟล์
2. Edit สำหรับการเรียกใช้เมนูเกี่ยวกับการแก้ไข การคัดลอก การวาง และการย้อนกลับกรณีมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น
3. View สำหรับการปรับแต่งมุมมองการใช้งาน เช่น การล็อกแถวด้านบนสุด การปรับขนาดหน้าจอ
4. Insert สำหรับการเพิ่มข้อมูล แทรกรูปภาพ สร้างชาร์ต และคอมเม้นท์
5. Format สำหรับการปรับเปลี่ยนรูปแบบของข้อมูล
6. Data สำหรับการจัดการข้อมูลเบื้องต้น การเชื่อมต่อแหล่งข้อมูลอื่น ๆ และการสร้าง Function สำหรับจัดการข้อมูล
7. Tools สำหรับการช่วยการแจ้งเตือน การสะกดคำ ฯลฯ
8. Extension สำหรับส่วนเสริมในกรณีที่ต้องการ Custom Script เพิ่มเติม
9. Help สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับการใช้งาน speardsheet

ลักษณะการเก็บข้อมูล

Speardsheet จะแบ่งข้อมูลออกแบบ Tabs ย่อยๆ ซึ่งแต่ละ Tab เราสามารถที่เก็บข้อมูลที่มีความแตกต่างกันได้

การเก็บข้อมูลจากใช้วิธีการอ้างอิง Cell แบ่งออกเป็น 2 แกน

1. Row จะเป็นเลขของแถวของข้อมูลเริ่มจาก 1-1000 สามารถเพิ่มแถวได้
2. Column จะเป็นชื่อตัวอักษรภาษาอังกฤษ เริ่มจาก A-Z และจะเพิ่มตัวอักษรต่อท้ายไปเรื่อย ๆ เช่น AA , AB , AC

พอรวมกับจะได้ตำแหน่งของ CELL โดยเราจะเริ่มที่ Column:Row เช่น A1

ประเภทของข้อมูล

ประเภทของข้อมูลจะแบ่งออกเป็น 3 รูปแบบ

1. ข้อมูลตัวเลข (Number) ข้อมูลจำนวนตัวเลข ร้อยละ *วันที่ duration เราสามารถเก็บให้อยู่ในรูปแบบตัวเลขแล้วใช้การเปลี่ยน Format ตามรูปด้านบนได้หลายหลาก
   *ข้อมูลวันที่จริงๆ เป็นตัวเลขโดยตัวเลข 1 จะเท่ากับวันที่ 31 December 1899 บน Google Sheet ส่วนของ Excel จะเป็นวันที่ 1 January 1900
2. ข้อมูลเชิงตรรกะ (Boolean)** ผลลัพธ์จะมีแค่ TRUE , FALSE เท่านั้น
   เราสามารถใช้ 1 แทน TRUE และ 0 แทน FALSE
3. ข้อมูลตัวอักษร (Text) ข้อมูลประเภทนี้โดยทั่วไปจะอยู่ชิดซ้ายของ Cell

การเก็บข้อมูลและการกระจายค่าข้อมูล

เราสามารถเก็บข้อมูลทีละหลาย ๆ แถว หรือ คอลัมน์ ไว้ได้ใน 1 Cell โดยที่ข้อมูลของเราจะกระจายไปตามแถว / คอลัมน์ขึ้นอยู่วิธีการเก็บข้อมูลของเรา และสามารถนำไปใช้กับ function อื่น ๆ ได้ในภายหลัง โดยที่ข้อมูลของเราอาจจะเป็นคนละประเภทกันก็ได้

การระบุช่วงของข้อมูล (Defined Name Range)

การจัดการข้อมูลที่เป็นช่วงเราสามารถที่ระบุช่วงของข้อมูลที่เราต้องการเพื่อเรียกใช้ได้แบบง่าย ๆ ก็จริง แต่ปัจจุบันมีวิธีที่ง่ายกว่านั้นแล้ว

การสร้างตาราง (Convert to Table)

ปี 2023 Google Sheet มีการเพิ่มฟีเจอร์สำคัญหลายอย่าง หนึ่งในนั้นคือการสร้าง Table หลายคนอาจจะเคยสงสัยว่า Table มันต่างกันยังไงกับที่เราเก็บข้อมูลอยู่ทุกวันมันก็เป็น table เหมือนกัน ผมจะคลายข้อสงสัยให้ตามผมด้านล่างนี้

ภาพตัวอย่างแสดงให้เห็นว่า ในกรณีที่เราเก็บข้อมูลแบบ Table เราสามารถเรียกใช้งาน Table หรือ Column ได้ผ่านคำสั่ง Table Name[#All] เพื่อดึงข้อมูลทั้งหมดในตาราง นอกจากนี้ยังสามารถเลือกเฉพาะ Column ที่ต้องการก็ได้ด้วยการเขียนในลักษณะ Table Name[column name]

ถ้าเราไม่ใช่คำสั่งแบบตาราง เราจะต้องทำการเลือกด้วยช่วงของข้อมูล(Range) เช่น B6:C8 ในการดึงข้อมูลทั้งหมดที่มี และเวลามีแถวหรือคอลัมน์เพิ่ม จะทำให้เราต้องกำหนดช่วงของข้อมูลใหม่ กรณีที่เป็นตารางพอเราพิมพ์แถวด้านล่างหรือคอลัมน์ที่ติดกันกับตารางจะถูกเพิ่มให้อัตโนมัติโดยที่เราไม่ต้องไปเปลี่ยนสูตรบ่อย ๆ

Function

Google Sheet และ Excel มี 2 องค์ประกอบ ที่ใช้ในการคำนวณค่าต่าง ๆ เพื่อให้แสดงผลลัพธ์ที่ผู้ใช้งานต้องการ เช่น การรวมผลลัพธ์(Sum) , การเปลี่ยนแปลงข้อมูล (REPLACE) เป็นต้น

=function_name( argument_1 , [argument_2])

การเขียนสูตรต่างๆ จะประกอบด้วย 2 องค์ประกอบ

1. ชื่อ Function คือคำสั่งที่จะระบุว่าเราจะทำอะไรกับข้อมูล
2. Argument หรือเรียกว่า Parameter มีทั้งแบบที่จำเป็นต้องมี และไม่จำเป็นต้องมีก็ได้ []

ยกตัวอย่าง เช่น เราจะทำบะหมี่กึ่งสำเร็จรูป จำเป็นจะต้องมีบะหมี่กึ่งสำเร็จรูปเท่านั้นถึงจะทำได้ แต่ ไข่และผัก เราอาจจะไม่จำเป็นต้องมีก็ได้

ข้อสังเกตกรณีที่เป็น optional argument จะมีเครื่องหมาย [] ระบุอยู่ตอนเรากดดูคำอธิบายสูตร

รูปแบบการเขียน Function

การเขียน Function บน speard sheet อยู่ในรูปแบบของ nested function คือการเขียนครอบ function ก่อนหน้านี้ไปเรื่อย โดยที่คำสั่งที่ถูกรันจะเริ่มจาก function ที่อยู่ด้านในก่อนเสมอ

ภาพตัวอย่าง แสดงให้เห็นว่า Cell E11 ของเรา จะมีการใส่คำสั่งอยู่ 2 ชุด

ชุดแรก คือคำสั่ง LOWER(C7) ซึ่งจะทำให้ข้อมูลใน Cell C7 กลายเป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด

ชุดที่สอง คือคำสั่ง Trim() ที่ครอบ LOWER(C7) อีกที

จะเห็นได้ว่าคำสั่งชุดนี้ ผมได้มีการเว้นบรรทัด เพื่อให้สามารถอ่านออกได้ง่าย โดยการกด ALT + Enter เพื่อแยกบรรทัดใหม่ จะได้อ่านได้ง่ายไม่สับสน ความง่ายของการเขียนสูตรอีกแบบนึงคือ มันจะการแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นให้เราทันที เพื่อง่ายต่อการตัดสินใจ

ผลลัพธ์ของการเขียน Function

โดยทั่วไป Function จะสามารถส่งค่าได้ 2 รูปแบบหลัก ๆ

1. Function ที่ส่งคืนเฉพาะค่าเดียว (Single value return) ฟังก์ชั่นประเภทนี้จะใช้ในการคำนวณ และส่งผลลัพธ์เพียงค่าเดียวเท่านั้น เป็นฟังก์ชั่นที่พบได้บ่อย และมีการใช้งานทั่วไปค่อนข้างมาก เช่น Sum() จะทำการรวมผลลัพธ์ไว้ใน Cell ที่เราวางสูตรเพียงแค่ค่าเดียวเท่านั้น

2. Function ที่ส่งคืนแบบช่วงของข้อมูล (Vector/ Array Return) ฟังก์ชั่นประเภทนี้จะคำนวณและส่งคืนผลลัพธ์ที่สามารถกระจายออกไปหลาย Cell ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของ row หรือ columns เช่น FITLER() จะทำการ filter ข้อมูลตามเงื่อนไขที่เรากำลัง แต่ตอนส่งผลลัพธ์คือจะขึ้นอยู่กับช่วงข้อมูลที่เราเลือกไว้และตรงกับเงื่อนไขที่เรากำหนด

ARRAYFORMULA

เมื่อก่อนตอนที่เราจะต้องผูกสูตรทั้งตาราง ผมเชื่อว่าทุกคน คงเคยสร้างสูตรไว้ที่แถวแรก แล้วลากสูตรลงมาจนถึงแถวสุดท้าย แต่วันนี้ผมจะทำให้โลกของทุกคนเปลี่ยนไปเล็กน้อย

ทั้ง 2 เคสที่ยกมาสามารถใช้งานได้เหมือนกันครับ แต่แบบ Arrayformula จะช่วยให้การจัดการได้ง่ายกว่า และทำให้ขนาดของไฟล์เบากว่าในกรณีที่เป็น excel

Arrayformula จะอาศัยวิธีการเดียวกันกับการคืนค่าแบบช่วงเพื่อใช้ทำงานในรูปแบบเดียวกัน Apply ในทุกแถวที่เราเลือก

วิธีการใช้งานคือจากสูตรเดิมเช่น LOWER(B4) ให้เราตัวช่วงของข้อมูลไปแทนที่จะใส่ค่าเพียงค่าเดียว ให้กลายเป็น LOWER(B4:B3) ตามตัวอย่าง หลังจากนั้นให้กดคำสั่งตามนี้

CTRL + SHIFT + ENTER สำหรับ Window PC ทั่วไป

CMD + SHIFT + ENTER สำหรับ Macos

หลังจากกด Shortcut key ด้านบน จะทำให้เราได้ Arrayformula() มาครอบ function ที่เราเขียนไว้ตอนแรกโดยอัตโนมัติครับ แต่ถ้าใครขยัน อยากจะเขียนสูตรเองยาวๆ แบบข้างบน เชิญเลยครับ ถือว่าฝึกความเร็วในการพิมพ์ไปในตัว

Google Sheet : กรณีที่เกิด Error ดังกล่าวเกิดจากการที่มีข้อมูลแทรกในคอลัมน์ที่มีการเขียนสูตรอยู่ โปรแกรมจะมองว่าไม่สามารถเขียนสูตรทับกับสิ่งที่เราพิมพ์ลงไปได้ ตามหลักของการคำนวณพื้นฐานของ Spreadsheet จะให้ความสำคัญกับสิ่งที่ผู้ใช้พิมพ์ลงไปใน cell มากกว่า สูตรที่เขียนในช่วงนั้นครับ

วิธีแก้ : ลบข้อมูลที่อยู่ในช่วงของ Arrayformula ออก ก็จะสามารถใช้งานได้

Excel : กรณีเกิด Error ประเภท SPILL จะหมายถึงมีข้อมูลมีอยู่ระหว่างช่องของสูตร arrayformula ทำให้ excel ไม่สามารถกระจายค่าต่างๆ ไปในช่องข้อมูลได้

วิธีแก้ : ลบข้อมูลที่อยู่ในช่วงของ Arrayformula ออก ก็จะสามารถใช้งานได้

สรุปเนื้อหา

Spreadsheet มีหน้าที่หลักสำหรับการประมวลผลข้อมูลเพื่อทำงานกับข้อมูล ทั้งการจัดการข้อความและการคำนวณตัวเลข สามารถประยุกต์กับการใช้งานได้หลากหลายสาขา เช่น งานด้าน financial , marketing ,it และอื่น ๆ โดยที่ผู้ใช้งานจะต้องมีการวางขั้นตอนการคำนวณรวมถึง Logic ในการคำนวณให้เหมาะสมกับงานของตัวเอง

คำถามที่พบบ่อย